Knowledge Hiding dalam Organisasi

Setiap organisasi bergantung pada kerja sama dan pertukaran pengetahuan. Di perusahaan, instansi pemerintah, sekolah, perguruan tinggi, rumah sakit, maupun organisasi sosial, orang-orang membutuhkan informasi dan pengalaman rekan kerja untuk menyelesaikan tugas. Pengetahuan tentang prosedur, penggunaan sistem, penanganan masalah, atau pengalaman menghadapi situasi tertentu dapat membantu pekerjaan berjalan lebih lancar. Namun, pengetahuan tidak selalu dibagikan ketika dibutuhkan. Ada kalanya seseorang sengaja menahan informasi atau memberikan jawaban yang tidak membantu saat rekan meminta penjelasan. Perilaku ini dikenal sebagai knowledge hiding, yaitu upaya sengaja menyembunyikan atau menahan pengetahuan yang diminta orang lain, sebagaimana dijelaskan oleh Connelly dan rekan-rekannya (2012). Knowledge hiding bukan sekadar tidak tahu atau tidak mampu menjawab. Perilaku ini terjadi ketika seseorang memiliki atau menguasai informasi yang diminta, tetapi dengan sengaja tidak memberikannya. Knowledge hiding dapat muncul dalam berbagai konteks kerja dan tidak terbatas pada satu jenis organisasi. Dampaknya bukan hanya berkaitan dengan kelancaran tugas, tetapi juga dapat memengaruhi kepercayaan, hubungan antarpegawai, kolaborasi, dan efektivitas organisasi. Untuk memahami fenomena ini, kita perlu melihat bukan hanya perilaku individu, melainkan juga hubungan sosial dan kondisi kerja yang mungkin mendorong seseorang menahan pengetahuan.

Connelly dan rekan-rekannya (2012) menguraikan tiga bentuk knowledge hiding. Pertama, playing dumb, yaitu berpura-pura tidak mengetahui informasi yang diminta. Kedua, evasive hiding, yaitu memberikan jawaban mengelak atau tidak lengkap, atau menjanjikan bantuan yang sebenarnya tidak akan diberikan. Ketiga, rationalized hiding, yaitu menolak berbagi informasi dengan menyebut alasan tertentu, misalnya informasi dianggap rahasia atau berada di luar kewenangan. Contohnya dapat ditemukan dalam berbagai lingkungan kerja. Seorang pegawai mungkin berpura-pura tidak mengetahui cara menggunakan sistem yang sebenarnya dikuasainya, memberikan petunjuk yang sengaja tidak lengkap, atau menghindari pertanyaan rekan agar keahliannya tetap menjadi keunggulan pribadi. Namun, tidak semua penolakan berbagi informasi termasuk knowledge hiding. Jika informasi bersifat rahasia, mengandung data pribadi, atau hanya boleh diakses pihak tertentu, menolak memberikannya dapat menjadi tindakan profesional yang tepat.

Knowledge hiding dapat dipengaruhi oleh hubungan antarpegawai, rasa memiliki atas pengetahuan, serta upaya melindungi sumber daya pribadi. Ketiga hal ini dapat dipahami melalui Teori Pertukaran Sosial, Teori Kepemilikan Psikologis, dan Teori Konservasi Sumber Daya. Setiap teori menyoroti sisi yang berbeda, tetapi bersama-sama membantu menjelaskan mengapa seseorang mungkin memilih untuk tidak membagikan informasi.

Teori Pertukaran Sosial (Social Exchange Theory atau SET), oleh Cropanzano dan Mitchell (2005), memandang hubungan kerja sebagai pertukaran berbagai hal, seperti bantuan, informasi, dukungan, pengakuan, dan rasa hormat. Pegawai yang merasa hubungan berjalan seimbang mungkin lebih bersedia membantu rekan. Sebaliknya, jika ia merasa terus diminta membantu tanpa memperoleh dukungan atau penghargaan yang wajar, ia dapat mengurangi keterlibatannya. Misalnya, seseorang yang berulang kali membantu rekan tetapi tidak pernah mendapat bantuan saat membutuhkannya mungkin mulai merasa hubungan tersebut berjalan satu arah. Perasaan itu dapat memengaruhi kesediaannya untuk berbagi pengetahuan berikutnya. Pertukaran sosial tidak berarti setiap bantuan harus dibalas secara langsung dengan bantuan yang sama. Timbal balik dapat terjadi dalam jangka waktu tertentu dan dalam bentuk yang berbeda. Organisasi yang mendorong hubungan saling menghormati dan menghargai kontribusi dapat membantu membangun iklim kerja yang mendukung berbagi pengetahuan.

Teori Kepemilikan Psikologis (Psychological Ownership Theory), yang dibahas oleh Pierce dan rekan-rekannya (2001, 2003), menjelaskan perasaan bahwa sesuatu adalah “milik saya”, meskipun tidak dimiliki secara hukum. Dalam pekerjaan, seseorang dapat menganggap pengalaman, keahlian, atau informasi tertentu sebagai bagian dari nilai profesional dan identitasnya. Pegawai yang merasa bahwa pengetahuan khusus membuat dirinya penting mungkin khawatir kehilangan pengakuan atau pengaruh jika pengetahuan itu dibagikan. Kekhawatiran tersebut dapat mendorongnya menyimpan informasi atau hanya membagikan sebagian pengetahuan, sebagaimana dibahas dalam penelitian Peng (2013). Perasaan memiliki pengetahuan tidak selalu negatif. Rasa tanggung jawab terhadap keahlian dapat mendorong seseorang menjaga kualitas dan memastikan informasi digunakan secara benar. Masalah muncul ketika rasa memiliki berkembang menjadi keyakinan bahwa pengetahuan harus dipertahankan untuk kepentingan pribadi, meskipun informasi tersebut dibutuhkan untuk pekerjaan bersama. Ketika hanya satu orang menguasai informasi penting, rekan kerja dapat menjadi terlalu bergantung kepadanya dan hubungan kerja berisiko menjadi tidak setara.

Teori Konservasi Sumber Daya (Conservation of Resources atau COR Theory), karya Hobfoll dan rekan-rekannya (2018), menjelaskan bahwa orang berupaya melindungi sumber daya yang dianggap berharga, seperti waktu, tenaga, energi, status, keamanan kerja, dukungan sosial, dan keahlian. Pegawai yang merasa sudah terbebani mungkin khawatir bahwa menjelaskan suatu pekerjaan kepada rekan akan menambah tanggung jawabnya. Orang lain mungkin takut pengetahuan yang dibagikan akan digunakan tanpa pengakuan atau mengurangi keunggulan profesionalnya. Dalam keadaan tersebut, menahan pengetahuan dapat terasa sebagai cara melindungi sumber daya yang dimiliki. Serenko dan Bontis (2016) turut membahas perilaku menyembunyikan pengetahuan dalam konteks organisasi.

Ketiga teori tersebut saling melengkapi. Teori Pertukaran Sosial menyoroti persepsi dukungan dan timbal balik; Teori Kepemilikan Psikologis menjelaskan rasa memiliki atas pengetahuan; sedangkan Teori Konservasi Sumber Daya membantu memahami dorongan melindungi waktu, tenaga, status, atau keahlian. Penjelasan ini merupakan kerangka untuk memahami kemungkinan penyebab knowledge hiding, bukan bukti bahwa semua pegawai yang menahan informasi memiliki motif yang sama.

Ketika informasi yang dibutuhkan tidak tersedia, rekan kerja mungkin mengalami kesulitan menyelesaikan tugas, mengulang pekerjaan, atau menghabiskan waktu mencari informasi dari sumber lain. Jika hal ini terjadi berulang, proses kerja dapat menjadi kurang efisien dan organisasi semakin bergantung pada orang-orang tertentu. Ketergantungan tersebut dapat menghambat alih pengetahuan, terutama ketika pegawai pindah tugas, meninggalkan organisasi, atau tidak dapat dihubungi. Knowledge hiding juga dapat memengaruhi hubungan antarpegawai. Pihak yang tidak memperoleh informasi mungkin merasa tidak dipercaya atau tidak dihargai, sedangkan pihak yang menahan pengetahuan mungkin merasa semakin sering dimintai bantuan atau khawatir kehilangan keunggulan. Tanpa komunikasi terbuka, kedua pihak dapat masuk ke dalam lingkaran yang merugikan satu pihak semakin menahan informasi, sementara pihak lain semakin bergantung atau frustrasi. Namun, tidak setiap keterlambatan memberikan informasi merupakan tindakan sengaja. Seseorang mungkin sedang memiliki beban kerja tinggi, tidak yakin pada keakuratan informasi, belum memperoleh izin untuk membagikannya, atau memang tidak mengetahui jawabannya. Karena itu, penilaian terhadap knowledge hiding perlu mempertimbangkan niat, konteks, serta aturan akses informasi yang berlaku.

Membangun budaya berbagi pengetahuan tidak cukup dilakukan dengan meminta pegawai agar lebih terbuka. Organisasi perlu menciptakan kondisi yang membuat berbagi pengetahuan terasa aman, adil, dan bermanfaat bagi pekerjaan bersama. Pertama, bangun komunikasi yang sehat agar pegawai dapat menjelaskan kebutuhan, keterbatasan waktu, dan alasan ketika informasi belum dapat diberikan. Penjelasan yang jujur dapat mencegah penolakan yang sah disalahartikan sebagai upaya menyembunyikan pengetahuan. Kedua, perjelas pembagian tugas dan tanggung jawab. Jika pegawai khawatir bahwa setiap bantuan akan berujung pada tambahan pekerjaan tanpa batas, mereka mungkin enggan berbagi. Pembagian kerja yang transparan dan pengaturan beban yang wajar membantu mengurangi kekhawatiran tersebut. Ketiga, hargai kontribusi dalam bentuk berbagi pengalaman, membantu rekan, mendampingi anggota baru, dan mendokumentasikan pengetahuan kerja. Pengakuan terhadap kontribusi ini membantu menunjukkan bahwa kolaborasi merupakan bagian penting dari keberhasilan organisasi. Keempat, dokumentasikan prosedur dan pengetahuan kerja agar informasi penting tidak hanya tersimpan dalam ingatan satu orang. Panduan kerja, catatan proses, sistem pengetahuan internal, dan forum berbagi pengalaman dapat membantu pihak yang berwenang memperoleh informasi secara lebih konsisten. Kelima, bangun kepercayaan dan rasa aman untuk bertanya. Pegawai perlu merasa bahwa meminta bantuan tidak akan membuat mereka dipermalukan atau dianggap tidak kompeten.

Pada saat yang sama, budaya berbagi harus tetap menghormati kerahasiaan dan batas kewenangan. Organisasi perlu menjelaskan informasi apa yang dapat dibagikan, siapa yang berhak mengaksesnya, serta jalur yang tepat untuk meminta data atau dokumen. Keterbukaan bukan berarti semua informasi boleh diberikan kepada siapa pun. Kejelasan aturan membantu membedakan perlindungan informasi yang sah dari penahanan pengetahuan yang tidak mendukung kerja sama. Knowledge hiding merupakan tantangan yang dapat muncul di berbagai jenis organisasi ketika seseorang dengan sengaja menahan pengetahuan yang diminta rekan kerja. Perilaku ini dapat berkaitan dengan persepsi timbal balik, rasa memiliki atas keahlian, atau upaya melindungi sumber daya pribadi. Jika dibiarkan, knowledge hiding berpotensi memperlambat pekerjaan, meningkatkan ketergantungan pada individu tertentu, dan merusak kepercayaan antarpegawai. Karena itu, organisasi perlu membangun budaya berbagi melalui komunikasi terbuka, pembagian tugas yang adil, penghargaan terhadap kolaborasi, dokumentasi pengetahuan, serta aturan akses informasi yang jelas. Tujuannya bukan memaksa setiap orang membagikan seluruh informasi tanpa batas, melainkan memastikan pengetahuan yang memang dapat dibagikan tersedia bagi pihak yang membutuhkannya. Hubungan kerja yang sehat tumbuh ketika pegawai merasa dihargai, memiliki ruang untuk menyampaikan keterbatasan, dan dapat saling mendukung tanpa takut dimanfaatkan. Dengan kondisi tersebut, pengetahuan dapat menjadi sumber daya bersama yang memperkuat kolaborasi dan efektivitas organisasi, bukan sekadar alat untuk mempertahankan keunggulan pribadi.